Wykrywacz kłamstw w firmie: kiedy badanie ma sens

Badanie poligraficzne pracownika może być użytecznym narzędziem, gdy firma musi wyjaśnić konkretny incydent: wyciek poufnych informacji, podejrzenie kradzieży, nadużycie finansowe albo dostęp do danych przez osoby, które nie powinny ich posiadać. Nie powinno natomiast zastępować zarządzania zespołem, audytu bezpieczeństwa ani standardowego postępowania wyjaśniającego.

Poligraf rejestruje reakcje fizjologiczne organizmu podczas odpowiedzi na przygotowane pytania. Centralne Laboratorium Kryminalistyczne Policji wyjaśnia, że urządzenie mierzy między innymi zmiany sposobu oddychania, pracy serca oraz przewodnictwa elektrycznego skóry. Sam aparat nie „odczytuje kłamstwa”, dlatego wartość badania zależy również od metodologii, jakości pytań i kompetencji osoby prowadzącej test.

Dlaczego firmy korzystają z badań poligraficznych

Największą wartość badanie poligraficzne pracowników ma wtedy, gdy problem jest konkretny i możliwy do opisania za pomocą precyzyjnych pytań. Firma może na przykład wiedzieć, że poufny dokument został przekazany poza organizację, ale nie mieć wystarczających informacji, aby ustalić, kto miał związek ze zdarzeniem.

W takiej sytuacji badanie może stać się jednym z elementów szerszego postępowania. Nie zastępuje analizy logów, dokumentów, zapisów systemowych czy rozmów z pracownikami, lecz może dostarczyć dodatkowych informacji i pomóc zawęzić obszar dalszej weryfikacji.

Najlepszym punktem wyjścia nie jest pytanie „kto kłamie?”, lecz dokładnie zdefiniowane zdarzenie, które trzeba wyjaśnić.

Do sytuacji, w których przedsiębiorstwa rozważają wariograf dla pracowników, należą przede wszystkim:

• podejrzenie ujawnienia tajemnicy przedsiębiorstwa;
• kradzież pieniędzy, produktów albo wyposażenia;
• nieautoryzowane przekazanie danych klientów;
• podejrzenie współpracy z konkurencją wbrew obowiązkom pracownika;
• manipulowanie dokumentacją lub rozliczeniami;
• poważne naruszenia procedur bezpieczeństwa;
• incydenty, do których dostęp miała niewielka, określona grupa osób.

Jeżeli problem można rozwiązać prostym audytem systemu albo sprawdzeniem dokumentacji, organizowanie badania całego zespołu zazwyczaj nie jest racjonalnym pierwszym krokiem.

Poligraf nie jest magicznym wykrywaczem kłamstw

Popularna nazwa urządzenia może tworzyć mylne oczekiwania. Według Centralnego Laboratorium Kryminalistycznego Policji poligraf rejestruje reakcje fizjologiczne wywołane pytaniami, a nie kłamstwo samo w sobie.

„Wykrywacz kłamstw” jest więc nazwą potoczną. Wynik wymaga interpretacji eksperta i powinien być oceniany razem z pozostałymi informacjami dotyczącymi sprawy.

To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie dla przedsiębiorcy. Test na wykrywaczu kłamstw nie powinien być traktowany jako automatyczny mechanizm podejmowania decyzji kadrowej. Znacznie bardziej użyteczne jest potraktowanie go jako narzędzia wspierającego analizę konkretnego zdarzenia.

Podejście właściwe	Podejście ryzykowne
Badanie dotyczące określonego incydentu	Ogólne sprawdzanie „uczciwości” całego zespołu
Precyzyjne pytania związane ze zdarzeniem	Pytania o życie prywatne niezwiązane z pracą
Analiza wyniku razem z innymi informacjami	Decyzja wyłącznie na podstawie wyniku
Jasno określony cel badania	Test wykonywany „profilaktycznie”, bez konkretnej potrzeby
Dobrowolność i wcześniej ustalone zasady	Presja na pracownika

Im węższy i lepiej opisany przedmiot badania, tym łatwiej ocenić, czy zastosowanie poligrafu jest w ogóle uzasadnione.

Kiedy zamówienie badania może być uzasadnione

Firmy poszukujące specjalisty oferującego wykrywacz kłamstw powinny najpierw ustalić cel badania oraz zakres informacji, które rzeczywiście są potrzebne. Sam fakt pojawienia się konfliktu w zespole nie jest jeszcze wystarczającą przesłanką do organizowania testów.

Najbardziej logiczny proces wygląda następująco:

1. Zidentyfikowanie konkretnego zdarzenia i osób, które mogły mieć z nim bezpośredni związek.
2. Zabezpieczenie dostępnej dokumentacji, logów, nagrań i innych obiektywnych informacji.
3. Ustalenie, których faktów nadal nie można potwierdzić standardowymi metodami.
4. Ocena prawna planowanego badania oraz zakresu przetwarzanych danych.
5. Przygotowanie pytań odnoszących się wyłącznie do badanego incydentu.
6. Przeprowadzenie badania przez osobę posiadającą odpowiednie przygotowanie.
7. Zestawienie rezultatu z pozostałym materiałem, zamiast traktowania go jako samodzielnego rozstrzygnięcia.

Takie podejście ogranicza również ryzyko wykorzystania poligrafu do spraw, w których odpowiedzi nie przyniosą firmie żadnej praktycznej informacji.

Badanie pracownika a prywatność i zgoda

Relacja pracownik-pracodawca wymaga szczególnej ostrożności przy zbieraniu dodatkowych informacji o zatrudnionej osobie. Polski Kodeks pracy dokładnie reguluje zakres danych osobowych, których może żądać pracodawca, oraz zasady przetwarzania innych kategorii informacji. Aktualny tekst ustawy jest dostępny w Internetowym Systemie Aktów Prawnych.

Urząd Ochrony Danych Osobowych również wskazuje, że przy przetwarzaniu informacji dotyczących pracowników znaczenie mają cel, niezbędność oraz zakres zbieranych danych. Problem zgody jest dodatkowo skomplikowany przez zależność istniejącą między pracownikiem a pracodawcą.

W praktyce firmowej zgoda na badanie nie powinna być traktowana jako formalność. Zakres testu, sposób wykorzystania rezultatów oraz zasady przechowywania informacji wymagają wcześniejszego uporządkowania.

Z tego powodu badanie wariografem w firmie najlepiej poprzedzić konsultacją prawną lub z inspektorem ochrony danych, szczególnie gdy wynik ma znaleźć się w dokumentacji pracowniczej albo wpłynąć na dalsze decyzje pracodawcy.

Poligraf powinien dotyczyć zdarzenia służbowego, a nie stawać się narzędziem do poznawania prywatnego życia pracownika.

Kiedy lepiej zrezygnować z poligrafu

Nie każdy problem kadrowy wymaga specjalistycznego badania. Wykorzystanie poligrafu bez wyraźnego celu może zwiększyć napięcie w zespole i nie dostarczyć informacji pozwalających rozwiązać problem.

Usługi detektora kłamstw nie są dobrym pierwszym wyborem, gdy firma chce:

• sprawdzić ogólną lojalność wszystkich zatrudnionych;
• rozwiązać zwykły konflikt między współpracownikami;
• poznać poglądy lub prywatne zachowania pracownika;
• zastąpić audyt bezpieczeństwa lub kontrolę finansową;
• znaleźć winnego bez wcześniejszego ustalenia faktów;
• uzależnić poważną decyzję kadrową od jednego wyniku.

Badanie staje się znacznie bardziej uzasadnione, gdy istnieje konkretny incydent, określona grupa osób mających dostęp do informacji oraz jasno zdefiniowane pytania.

Jak wybrać usługę badania poligraficznego

Cena nie powinna być jedynym kryterium. Profesjonalne badanie poligraficzne obejmuje więcej niż podłączenie czujników i zadanie kilku pytań.

Przed zleceniem usługi dobrze ustalić zakres procedury, doświadczenie osoby wykonującej test, sposób konstruowania pytań oraz formę przekazania wyników. Istotne jest również to, czy przed właściwym badaniem przeprowadzana jest rozmowa wstępna. W praktyce kryminalistycznej kwalifikacja osoby oraz przygotowanie testu stanowią element całej procedury badawczej.

Dobre badanie zaczyna się od przygotowania sprawy, a nie od uruchomienia aparatury.

FAQ

Czy można badać poligrafem każdego pracownika?

Nie należy zakładać, że pracodawca ma automatyczne prawo do poddawania dowolnego pracownika takiemu badaniu. Znaczenie mają między innymi cel, zakres zbieranych informacji, podstawa ich przetwarzania oraz rzeczywista dobrowolność udziału. W konkretnym przypadku zasadne jest wcześniejsze sprawdzenie zgodności procedury z prawem pracy i przepisami o ochronie danych.

Czy poligraf daje stuprocentową odpowiedź?

Nie. Urządzenie rejestruje reakcje fizjologiczne na pytania, a ich znaczenie interpretuje specjalista. Polska Policja również podkreśla, że określenie „wykrywacz kłamstw” jest uproszczeniem.

W jakich firmach takie badania mają największy sens?

Przede wszystkim tam, gdzie pracownicy mają dostęp do pieniędzy, informacji poufnych, infrastruktury krytycznej dla działalności przedsiębiorstwa, danych klientów albo wartościowych produktów. Decydujące znaczenie ma jednak charakter konkretnego incydentu, a nie sama branża.

Czy można przebadać cały dział po kradzieży?

Technicznie można organizować badania większej liczby osób, ale najpierw powinno się ustalić, kto rzeczywiście miał dostęp do przedmiotu, informacji lub systemu związanego ze zdarzeniem. Zawężenie grupy na podstawie obiektywnych danych pozwala uniknąć niepotrzebnego obejmowania procedurą osób niezwiązanych ze sprawą.

Czy wynik poligrafu powinien przesądzać o zwolnieniu?

Nie powinien być traktowany jako samodzielny i automatyczny werdykt. Wynik ma większą wartość jako jeden z elementów postępowania wyjaśniającego, obok dokumentów, danych systemowych, nagrań, kontroli wewnętrznej i innych informacji dotyczących konkretnego zdarzenia.