Od 1 lutego 2026 r. odbieranie faktur przez KSeF staje się „nową normą” dla wszystkich podatników — i to ważne nawet dla tych, których obowiązek wystawiania e-faktur zacznie się dopiero później, informuje sport-tour.pl powołując się na money.pl.
Najważniejsza zasada KSeF: kontrahent „dostarcza” Ci fakturę nie mailem i nie jako PDF w załączniku, lecz poprzez umieszczenie dokumentu w systemie. Jeśli nie sprawdzasz KSeF — możesz po prostu nie zobaczyć faktury na czas.
Co się zmieniło wraz z uruchomieniem KSeF 2.0 dokładnie 1 lutego 2026
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to państwowa platforma w Polsce do wystawiania, wysyłania, odbierania oraz przechowywania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Od godz. 00:00 dnia 1 lutego 2026 r. działa docelowa wersja KSeF 2.0, a poprzednia wersja (KSeF 1.0) zakończyła działanie.
Kluczowy niuans dla mikrofirm i JDG: nawet jeśli Twoim obowiązkiem będzie wystawianie e-faktur dopiero później, to odbierać faktury przez KSeF musisz umieć już teraz — ponieważ duzi kontrahenci mogą nie dosyłać Ci „wizualizacji” faktury mailem ani w wersji papierowej.
Jeżeli czekałeś na moment „kiedy to będzie obowiązkowe dla mnie”, to dla faktur przychodzących odpowiedź brzmi: już teraz — bo już to na Ciebie wpływa.
Kogo i od kiedy dotyczą obowiązki
| Data | Co staje się obowiązkowe | Kogo dotyczy | Co zrobić już teraz |
|---|---|---|---|
| 1.02.2026 | Umiejętność odbierania faktur z KSeF | Wszyscy podatnicy/przedsiębiorcy (w tym mikro i JDG) | Wybrać narzędzie i sprawdzić dostęp |
| 1.02.2026 | Obowiązek wystawiania faktur w KSeF | Najwięksi przedsiębiorcy (wg kryterium obrotu) | Przygotować proces odbioru dokumentów od dużych kontrahentów |
| 1.04.2026 | Obowiązek wystawiania faktur w KSeF | Pozostali przedsiębiorcy (MŚP, JDG, mikro) | Plan wdrożenia: księgowość/integracje/szkolenie |
Powyższe daty wynikają z harmonogramu wdrożenia KSeF 2.0.
Więcej Przeczytaj
3 bezpłatne sposoby odbierania faktur (dla mikrofirm i JDG)
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia, które pokrywają podstawową potrzebę: wejść → znaleźć → pobrać.
- Aplikacja Podatnika KSeF — wersja web na portalu KSeF.
- Aplikacja Mobilna KSeF — aplikacja na telefon (podgląd i pobieranie).
- e-mikrofirma — dostęp przez e-Urząd Skarbowy.
Praktyczna wskazówka: jeśli często działasz „w terenie”, zacznij od aplikacji mobilnej; jeśli ważne są filtry, eksport i praca na plikach — zwykle wygodniejsza bywa wersja web.
Jak odebrać i pobrać fakturę z KSeF: krok po kroku
Krok 1. Wejdź do wybranego narzędzia
Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF (web) albo otwórz Aplikację Mobilną KSeF, ewentualnie skorzystaj z e-mikrofirma przez e-Urząd Skarbowy.
Więcej Przeczytaj
Krok 2. Uwierzytelnij się (najczęściej: Profil Zaufany)
Najpopularniejsza metoda logowania to Profil Zaufany (często przez bankowość elektroniczną). Możliwy jest też kwalifikowany podpis elektroniczny itd.
Uwaga: w przypadku JDG zazwyczaj nie trzeba „załatwiać osobnych zgód” — logujesz się jako właściciel. W innych scenariuszach mogą być potrzebne formalne upoważnienia.
Krok 3. Otwórz sekcję z fakturami
W menu znajdź zakładkę typu Faktury / Lista faktur / Otrzymane — to tam pojawiają się dokumenty „dostarczone” przez kontrahentów poprzez umieszczenie ich w KSeF.
Krok 4. Ustaw wyszukiwanie, jeśli lista jest duża
Aby szybko znaleźć właściwy dokument, zwykle pomagają filtry:
- NIP kontrahenta
- Data wystawienia / data wpływu
- Numer faktury (nadany przez kontrahenta)
- Status / typ dokumentu
Lifehack: umów się z kontrahentami, że w tytule przelewu lub w korespondencji zawsze podają numer faktury — wtedy wyszukanie zajmuje minutę.
Krok 5. Pobierz fakturę
Po otwarciu faktury system pozwala pobrać plik (często w formacie ustrukturyzowanym) lub uzyskać „czytelne” przedstawienie/wizualizację — w zależności od narzędzia, z którego korzystasz.
A jeśli dostaniesz tylko „numer KSeF” i nic więcej?
W KSeF istnieje możliwość anonimowego dostępu do faktury, ale zazwyczaj wymaga to posiadania numeru KSeF dokumentu. To przydatne, gdy kontrahent przekazał Ci wyłącznie identyfikator i nie wysyła PDF.
Więcej Przeczytaj
„Numer KSeF jest jak numer przesyłki: bez niego znalezienie konkretnego dokumentu bywa trudniejsze, ale z nim — to kwestia kilku kliknięć.”
Typowe problemy i szybkie rozwiązania
1) Nie widzę faktur od kontrahenta
Sprawdź, czy logujesz się na właściwy profil/NIP i czy przeglądasz zakładkę „otrzymane”. Poproś kontrahenta o potwierdzenie, że faktura została poprawnie przyjęta przez system.
2) Kontrahent mówi „wystawiliśmy”, a u mnie nic nie ma
W KSeF „wystawiliśmy” często oznacza „umieściliśmy w systemie”. Jeśli dokument nie przeszedł walidacji, mógł nie trafić do Twoich przychodzących.
3) Księgowa prosi o PDF, a Ty masz tylko KSeF
Ustal standard: przechowuj pobrany dokument + generuj wygodne przedstawienie (wizualizację) tam, gdzie dane narzędzie ją udostępnia.
Im wcześniej przećwiczysz ten proces w lutym, tym mniej stresu będzie przed 1 kwietnia 2026.
Checklista „na dziś” dla mikrofirm i JDG
- Wybrać narzędzie: web / mobilne / e-mikrofirma
- Sprawdzić logowanie przez Profil Zaufany
- Wejść do zakładki „Faktury” i sprawdzić, czy są dokumenty przychodzące
- Uzgodnić z księgowością: w jakiej formie archiwizujemy dokumenty
- Poprosić kluczowych kontrahentów, by dopisywali numer faktury w mailu i w tytule przelewu
Warto też zerknąć na naszą analizę tego, jak decyzje Fedu, umacniający się dolar i rynek obligacji potrafią w krótkim czasie wywrócić notowania złota.
